Las hojas de ruta de transporte garantizan la seguridad, transparencia y eficiencia en el traslado de mercancías por carretera. Su elaboración y uso es sinónimo de una gestión logística proactiva.
¿Qué es la hoja de ruta de transporte?
La hoja de ruta de transporte es un documento escrito o digital en el que se registra la información relacionada con las operaciones de envío de mercancía, con el vehículo de carga asignado y con la naturaleza y cantidad de los productos que se trasladan.
Es un elemento esencial en las operaciones logísticas, especialmente cuando las compañías gestionan un alto volumen de expediciones y deben planificar rutas de transporte internacional.
La hoja de ruta resulta una guía para el transportista y para las demás partes involucradas. Proporciona una secuencia clara de los datos y controles clave que garantizan que la carga se traslade de manera eficiente y segura.
Es necesario que este documento se adjunte a cada contrato de transporte celebrado. Además, debe acompañar a la carga en todo momento, siendo el conductor del vehículo el principal responsable de su custodia.
¿Para qué sirve tener una buena hoja de ruta para el transporte?
El objetivo principal de la hoja de ruta es registrar cada una de las actividades que se llevan a cabo durante el transporte y la entrega de la mercancía. De esta manera se puede controlar al máximo qué mercancía se traslada, cuál es el recorrido de la entrega, cuándo se realizó el viaje, quién es el remitente y quién es el destinatario, etc.
Pero el uso e importancia de la hoja de ruta se extiende más allá de documentar la expedición. También es una herramienta vital para:
1. Tramitar siniestros
En caso de accidentes, extravío o daño de la mercancía, la hoja de ruta es un documento clave para identificar la carga que viajaba efectivamente en el camión. Esto es crucial para tramitar siniestros y realizar reclamaciones a las aseguradoras.
2. Proporcionar seguridad jurídica
Aunque no es obligatorio por ley, la hoja de ruta actúa como un elemento de seguridad legal. Este documento le permite al contratante o a la -probar que su mercancía viajaba en un camión siniestrado. Además, facilita a los conductores certificar las entregas con la firma del cliente, o documentar con detalle los envíos no entregados.
3. Optimizar la logística
Las hojas de ruta digitales ofrecen una visión general del recorrido del vehículo, permitiendo la actualización en tiempo real de cada paso en la distribución nacional o internacional de la mercancía. De esta forma, es posible la optimización de rutas, el seguimiento de los pedidos y la gestión de necesidades urgentes de la empresa, como repartos imprevistos o modificaciones de la ruta.
4. Facilitar la comunicación constante
A las hojas de rutas de transporte digitales pueden acceder diversas áreas de la empresa, como el almacén y el área de planificación de rutas. De esta manera, mejora la coordinación de la distribución de la mercancía y resulta más fácil ajustar el recorrido en tiempo real.
¿Qué datos debe tener una hoja de ruta?
Realmente, no existe un modelo único de hoja de ruta de transporte. Cada empresa puede diseñar este documento de tal forma que se adapte a sus propias necesidades, según las operaciones logísticas, el tipo de mercancía gestionada, el destino, el personal de despacho, el tipo de vehículo, la cantidad de la carga, las restricciones de horario para la entrega, etc.
De manera general, la hoja de ruta debe contener datos del envío de la carga que sean relevantes para el transportista y el conductor y que, además, contribuyan al seguimiento y control del envío.
Los datos principales que deben tener las hojas de ruta de transporte son los siguientes:
- Fecha precisa del transporte.
- Empresa transportista: nombre y el CIF/NIF.
- Empresa/persona contratante: nombre y CIF/NIF de quien ha contratado el servicio de transporte.
- Vehículo: número de matrícula y, si es relevante, otros detalles como marca y modelo.
- Capacidad de carga: peso y volumen que puede transportar cada vehículo.
- Conductor: nombre completo y NIF del conductor asignado.
- Expedición:
- Identificador o código único del envío. Puede ser el número de expedición o de envío.
- Precio del transporte.
- Descripción detallada de la carga. Incluyendo:
- Tipo de mercancía.
- Peso, tamaño y número de bultos, cajas, etc.
- Clase de embalaje.
- Volumen y peso del total de la carga.
- Origen y Destino: puntos específicos de carga y entrega de la mercancía.
- Datos del destinatario o destinatarios finales de la carga: nombre completo y dirección.
- Datos del almacén de origen: nombre y dirección.
- Otros datos complementarios:
- Distancia total a recorrer, acorde al mapa oficial.
- Duración prevista de la ruta: tiempo estimado de viaje, según el mapa oficial.
- Fecha y hora de ingreso y salida en las zonas de descarga o entrega.
Tipos de hoja de ruta
Según el método de elaboración, las hojas de ruta de transporte se clasifican en:
A) Tradicionales
Esta hoja de ruta de transporte es un documento en papel que el transportista debe rellenar manualmente y de manera detallada, con los datos sobre el recorrido y avance de las entregas de mercancía.
Su elaboración consiste en:
- Ordenar lo mejor posible el conjunto de datos que faciliten el control y seguimiento del traslado de carga.
- Dividir la hoja en recuadros, según los puntos de control en los que se verifiquen las actividades clave de la distribución y entrega de mercancía. Al final se obtiene una especie de plantilla o formulario.
Aunque este sistema en papel ha sido la norma durante años, presenta desafíos significativos. Es susceptible a daños físicos que afectan su legibilidad o integridad (arrugas, desgaste, rasgaduras, manchas de líquidos, decoloración o desvanecimiento de la tinta, etc.). Lo que puede disminuir la eficiencia y seguridad de las operaciones del transporte.
B) Digitales
Con el desarrollo de softwares de gestión avanzados, las hojas de ruta de transporte han evolucionado hacia un formato digital. Estos sistemas permiten la actualización constante de este documento y el acceso a la información en tiempo real. Indispensable para la optimización de rutas y procesos y la fiabilidad del transporte urgente de mercancías.
- Por ejemplo,
- Existen softwares de gestión de flotas y sistemas de gestión de transporte que generan automáticamente hojas de ruta detalladas para cada tipo de vehículo.
- También están los softwares de gestión de almacenes avanzados que configuran automáticamente la hoja de ruta según las características o requerimientos específicos del almacén.
Todos son programas que determinan la ruta más eficiente, mediante el análisis de información valiosa, como la distancia, consumo y coste del combustible, condiciones climáticas, volumen de tráfico esperado en la fecha del envío, etc. Además, ayudan a incrementar la seguridad tanto del conductor como de la mercancía transportada.
Gracias a la digitalización de las hojas de ruta de transporte se reducen los errores humanos, mejora la eficiencia logística y aumenta la satisfacción del cliente. No solo ofrece un registro de información esencial, también permite que los transportistas respondan rápida y asertivamente ante eventualidades.
5 Beneficios de una hoja de ruta de mercancías
En el traslado de mercancías por carretera, las hojas de ruta de transporte son herramientas estratégicas que optimizan de manera integral el flujo de las operaciones logísticas. Sus principales beneficios son los siguientes:
1. Máxima eficiencia operativa
Una hoja de ruta bien estructurada permite anticipar necesidades, asignar recursos y establecer plazos realistas para cada recorrido. Lo que garantiza la ejecución fluida del transporte de mercancías.
2. Dirección estratégica
Es un documento que proporciona una visión global de cada etapa del viaje, garantizando que cada una de las operaciones se ejecuten en secuencia lógica y en el momento oportuno para maximizar la productividad.
3. Definición de responsabilidades
Las hojas de ruta de transporte establecen las tareas clave y los roles de cada una de las partes involucradas en el envío y entrega de productos. Lo que permite definir claramente sus responsabilidades.
4. Optimización de recursos
Esta hoja facilita el uso inteligente de los activos disponibles. Por ejemplo, ayuda a la utilización eficiente de vehículos y a un menor consumo de combustible. Se traduce en el incremento de la rentabilidad.
5. Monitoreo y ajuste dinámico
Una hoja de ruta digital permite hacer seguimiento en tiempo real del progreso del viaje. En consecuencia ayuda a cumplir los plazos de entrega y a intervenir ágilmente para rectificar rutas.
La hoja de ruta de transporte es más que una simple lista de chequeo. Es una herramienta fundamental en la logística moderna, que contribuye al éxito de la distribución y entrega de mercancía y fortalece la capacidad competitiva de las empresas transportistas.
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